賃貸オーナー必見マイナンバー提出？拒否できる条件と実務対応を解説

賃貸オーナーとマイナンバー制度の基本

マイナンバー制度は、住民票を有する全ての人に1人1つの番号を割り当て、税や社会保障などの行政手続を効率的に行うための仕組みです。
国税分野では、税務署が所得情報などを正確に把握しやすくする目的で、法定調書や申告書にマイナンバーを記載する場面があります。
そのため、賃貸オーナーにとっても、税務手続きの一部として自身のマイナンバーや借主のマイナンバーが関係してくる可能性があります。
まずは、この制度が税務にどのように結び付いているかを押さえておくことが重要です。

賃貸オーナーが関わる代表的な書類の1つが「不動産の使用料等の支払調書」です。
国税庁の案内では、この支払調書は所得税法などに基づき税務署へ提出が義務付けられている資料であり、一定額を超える家賃や地代などの支払状況を報告するために用いられます。
平成28年1月1日以後に支払の確定する不動産の使用料等の支払調書には、支払を受ける者のマイナンバー又は法人番号を記載することとされています。
このように、支払調書の作成・提出を通じて、賃貸オーナーはマイナンバー制度と直接関わることになります。

賃貸オーナーと借主の双方にとって、マイナンバーが必要となる場面は税務上の手続きに集中しています。
例えば、借主が法人や不動産業者であり、同一の支払者からその年中に一定額を超える家賃等の支払を受ける場合には、支払調書の提出対象となり、支払を受ける賃貸オーナー側のマイナンバーの記載が必要になります。
一方で、借主側も、経費計上や源泉徴収事務など、自らの税務処理のために支払調書を作成する立場になることがあります。
このように、それぞれの立場でマイナンバーが必要となる場面を整理しておくと、借主から番号の提示を求められた際にも、何のために必要なのかを冷静に判断しやすくなります。

借主からマイナンバー提示を求められる典型ケース

借主が法人や個人事業主である場合、賃料の支払先である賃貸オーナーのマイナンバーを求めてくる場面が多くなります。
これは、借主側が税務署へ提出する「不動産の使用料等の支払調書」に、支払を受ける者である賃貸オーナーのマイナンバーや住所氏名を記載する必要があるためです。
国税庁は、同一年中の不動産の使用料の支払額が一定額を超える場合には、支払者が支払調書を提出する義務があると定めています。
そのため、借主が事業として物件を使用しているときほど、マイナンバー提示の依頼が行われやすいといえます。

不動産の使用料等の支払調書は、同一の支払者からその年中に支払われる不動産の使用料等の合計額が15万円を超える場合に提出対象となります。
この15万円には原則として消費税を含めて判定しますが、消費税額が明確に区分されているときは税抜金額で判定しても差し支えないとされています。
また、共有名義の不動産の場合には、共有者ごとに支払調書を作成し、それぞれのマイナンバーを記載する取扱いが示されています。
したがって、年間の賃料水準や契約形態によって、借主からのマイナンバー提供依頼の有無や頻度が変わってきます。

借主からマイナンバーの提示を求められたときには、まず依頼の理由と根拠となる税務手続きの内容を確認することが大切です。
具体的には、年間の支払見込額が15万円を超えるかどうか、借主が支払調書を提出すべき立場にあるかどうか、提出先や利用目的が税務署への提出に限られているかなどを整理します。
さらに、取得したマイナンバーの保管方法や廃棄方法について、借主側が個人情報保護委員会のガイドラインに沿った安全管理措置を講じているかも重要な確認事項です。
こうした点を一つずつ確かめることで、賃貸オーナーとしても安心して対応方針を判断しやすくなります。

賃貸オーナーはマイナンバー提出を拒否できるのか

まず、賃貸オーナーが借主からマイナンバーの提供を求められた場合に、法的な提供義務があるかどうかを整理しておくことが大切です。
国税庁は、法定調書を提出する者は、支払を受ける者のマイナンバーを記載する必要があると案内していますが、マイナンバーの提供を受ける側と提供する側とでは求められる義務の性質が異なります。
個人情報保護委員会も、マイナンバーの提供を求めることができる場面を限定しつつ、本人に提供の強制まではしていません。
そのため、賃貸オーナーには「提供を求められる」場面と「必ず提供しなければならない」とまではいえない場面があることを理解しておく必要があります。

次に、マイナンバーの提供を断った場合に、どのような影響が生じ得るのかを確認しておきます。
法定調書にマイナンバーを記載する義務がある支払者側からすると、番号が記載できないと税務手続き上の不備となるおそれがあり、再度の依頼や事情確認が行われることがあります。
一方で、国税庁の資料では、マイナンバーが記載できない場合でも、提供を求めた経緯などを記録しておくことで、直ちに罰則の対象となるものではないとされています。
したがって、賃貸オーナーが提供を拒否したとしても、契約そのものが当然に無効になるわけではなく、税務上の説明責任や手続きの手間が増える点に注意が必要です。

最後に、賃貸オーナーとしては、ただ拒否するかどうかを考えるのではなく、「なぜマイナンバーが必要なのか」という理由を把握したうえで、適切に判断することが重要です。
個人情報保護委員会のガイドラインでは、マイナンバーは法令で定められた事務に必要な範囲でのみ利用すべきとされており、不動産の賃貸借契約に関しても、支払調書の作成など明確な根拠がある場合に限って取得することが前提とされています。
そのため、借主から提示を求められたときには、支払調書の提出要否や金額基準に該当するかどうかを確かめたうえで、提供の必要性を一緒に確認する姿勢が望ましいです。
こうしたプロセスを踏むことで、賃貸オーナーとして自身の個人情報を守りつつ、税務手続きにも支障のない対応を取りやすくなります。

安全にマイナンバー対応するための実務ポイント

借主からマイナンバーの提示を求められた場合には、まず「何の手続きに使うのか」「支払調書の提出義務が本当にあるのか」を落ち着いて確認することが大切です。
不動産の使用料等の支払調書は、年間の支払金額が一定額を超える場合などに提出が必要とされており、その際に支払を受ける人のマイナンバーを記載することが求められています。
したがって、賃貸オーナーとしては、賃料の年間見込み額や契約内容を踏まえ、借主の説明と税務上の要件が一致しているかどうかを丁寧に確認する姿勢が重要です。
納得できない点があるときは、税務署への照会も視野に入れながら、安易に番号だけを伝えないように注意する必要があります。

実際にマイナンバーを提供する場合には、本人確認と書類保管のルールを守ることが欠かせません。
国税庁は、支払調書にマイナンバーを記載するにあたり、番号と氏名、住所などが正しいことを確認するための本人確認措置が必要であるとしています。
また、支払調書の写しを支払を受ける者に交付する際には、マイナンバーを記載してはならないとされており、番号部分をマスキングするなどの配慮が求められます。
賃貸オーナーとしては、写しの扱いまで含めて保管方法をあらかじめ決め、番号が不要になった後は安全に廃棄するなど、漏えい防止のための基本的な管理体制を整えておくことが大切です。

さらに、自身を守るためには、やり取りの経緯や判断内容を記録しておくことも重要です。
いつ、どのような理由でマイナンバー提供の依頼があったのか、どのような説明を受け、どのように対応したのかを、契約書やメモ、電子メールの保管などを通じて残しておくと、後日のトラブル予防につながります。
マイナンバーの取扱いに不安がある場合には、税務に関する内容は所轄税務署や国税局電話相談センターへ、個人情報保護全般の不安や苦情については、個人情報保護委員会の相談ダイヤルや苦情あっせん相談窓口に相談することができます。
このように、公的な窓口を上手に活用しながら、独断で判断せず、根拠を確認しつつ対応する姿勢が賃貸オーナーの自衛につながります。

まとめ

賃貸オーナーが借主からマイナンバーの提示を求められた場合も、まずは「何の手続きに必要なのか」を落ち着いて確認することが大切です。
支払調書の提出要否や法的な義務の有無を整理すれば、むやみに拒否したり、必要以上に不安になる場面は減らせます。
提供する場合も、本人確認や保管方法、破棄の時期など基本ルールを押さえれば、情報漏えいのリスクを抑えつつ適切に対応できます。
当社では、賃貸オーナーの状況を伺いながら、マイナンバー対応や契約・税務の実務面についてわかりやすくサポートしています。
「このケースで本当に提出が必要なのか知りたい」「断っても大丈夫か不安」という方は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。